Fakturakontroll

La oss få dere i gang med Fakturakontroll!
Hvordan komme i gang?
Når dere aktiverer Fakturakontroll vil dere samtidig opprette bedriftens første profil. Aktiveringen er såre enkelt og vi har lagt inn ekstra informasjon om hvert steg.
Velg først hvilket navn dere ønsker profilen skal ha. Dette kan også endres i etterkant etter profilen er opprettet.

Kanskje det viktigste med Fakturakontroll er beløpsgrensene dere setter opp. Heldigvis har vi prøvd å gjøre dette så enkelt som mulig.
Dere har tre kategorier dere kan justere på:

  • Abonnement - Mobilabonnement + kostnader som ikke er inkludert feks tale utenfor Europa
  • Kjøp av varer og tjenester - Informasjon, underholdning og betalingstjenester feks samtaler til nummeropplysning, parkering osv.
  • Tilleggstjenester - Dette dekker alle kjøp av tjenester til abonnementet, både engangspakker og månedlige. feks Datadobling, Ekstra Utland, og SIM-kort

Velg beløpet dere ønsker at bedriften skal dekke på hvert punkt for å skreddersy tjenesten. Dere kan velge å dekke alt, et spesifikt beløp eller ingenting på hver enkelt kategori.

Dere kan selv velge om ansatte skal motta en månedlig forbruksrapport via SMS med oversikt over forbruk, hvilken del av dette dekkes av bedriften og hva som fører til trekk.

Dere kan velge mellom at alle ansatte skal få melding, kun de som har gått over beløpsgrensen eller ingen varsling.

En ting å legge merke til er om dere velger alle ansatte, vil meldingen sendes ut hver måned til samtlige ansatte uavhengig om de må dekke noe selv eller ei.

Dere er nå et lite steg unna å ha den første profilen klar.
Det siste dere trenger å velge er hvilke ansatte dere ønsker å ha i profilen.

Som standard har vi lagt inn samtlige ansatte i profilen. Men dere kan selvfølgelig endre på dette ved å trykke på "Rediger ansatte"

Her kan dere velge å fjerne de ansatte dere ikke ønsker skal være med i gruppen, og heller legge de inn i en annen gruppe i etterkant.
Når profilen er opprettet, vil dere kunne hente ut rapporter fra den første hele måneden profilen var aktiv.

Profilen dere oppretter kan endres på og ansatte kan flyttes når som helst i etterkant. Om dere finner ut at noe må endres går det derfor helt fint å gjøre oppdateringer eller lage nye grupper når som helst.

Hvilke deler er Fakturakontroll bygd opp av?

Profil
Export
Ansatte

Profil

 

For å aktivere fakturakontroll for en ansatt, trenger dere kun å sikre at den ansatte er knyttet til en aktiv profil. Det er selve profilen som sier hvilke beløp bedriften eller den ansatte skal dekke. Beløpsgrensene dere setter er hvor mye dere ønsker at bedriften skal dekke. Beløpsgrensene gjelder pr kostnadspost og samles til én totalsum. Det viktigste med fakturakontroll er beløpsgrensene.

Fakturakontroll har tre kategorier dere kan sette opp:

  • Abonnement kostnad
  • Tilleggstjenester
  • Kjøp av varer og tjenester
Bilde av profil-siden for Fakturakontroll
Abonnement kostnad

Gjelder selve månedskostnaden for mobilabonnementet til den ansatte.

I tillegg til dette vil kostnader knyttet til forbruk utover det inkluderte bli regnet inn på denne kostnadsposten. Slikt forbruk er typisk samtaler fra Norge til utlandet, eller forbruk i utlandet utenfor Europa.

Eksempel:
Victoria har en beløpsgrense på 600 kr.
Mobilabonnementet til Victoria koster 500kr i måneden.
På en ferie i USA får hun en kostnad på 200kr for bruk i USA.
Victoria vil da få 100kr i trekk på rapporten for denne kostnadsposten.

Tilleggstjenester

Gjelder alle ekstra tjenester i tillegg til fastabonnementet. Dette gjelder både engangskjøp og månedlige trekk.

Tilleggstjenester gjelder følgende:

  • Ekstra datapakker, datadobling og hastighetsreload
  • Utlands-pakker
  • Ekstra Utland
  • DataSIM
  • TvillingSIM

Merk at tilleggstjenester som Fakturakontroll og Bedriftsnett ikke er inkludert i denne utregningen.

Kjøp av varer og tjenester

Gjelder alle eksterne kostnader som faktureres via mobilfaktura.

Dette gjelder typisk såkalte informasjons, underholdning og betalingstjenester. Enkelt forklart er dette alle kostnader som er knyttet til Strex.

Eksempler på dette er:

  • Samtaler til nummeropplysning
  • Samtaler til spesialnummer 820/829-xxxxx
  • SMS bestillinger til 4 og 5-sifrede nummer
  • Parkering
  • Kinobilletter
  • kollektiv-billetter
  • TV-avstemming
  • Donasjoner

 

Deaktivering og sletting av profiler

Om dere ønsker å deaktivere eller slette en av deres profiler er dette fullt mulig, men det er viktig å vite forskjellen.

Deaktivering: Når en profil er deaktivert, vil ansatte som var knyttet til profilen fortsatt ligge på profilen, men få en inaktiv status. Dere vil ikke bli belastet for Fakturakontroll på inaktive medlemmer. Det vil også være mulig å hente ut historiske rapporter fra perioden profilen var aktiv. Dere har også mulighet til å reaktivere profilen ved et senere tidspunkt. Når en profil deaktiveres vil den være aktiv ut inneværende måned. Du kan selvfølgelig velge å flytte ansatte bort fra en deaktivert profil i etterkant.

Sletting: Du kan kun slette en deaktivert profil. Om en profil slettes vil all historikk bli fjernet. Det vil heller ikke være mulig å hente ut rapporter fra tiden profilen var aktiv. Sletting skjer umiddelbart. Ansatte som var på profilen vil legges under "Ikke tildelt profil" på Ansatte-siden.

Eksport

Eksportere rapport
  • Rapporten innhenter data fra den første dagen i hver måned, og den vil gjelde for hele måneden. Når dere oppretter en ny profil, vil det være mulig å hente ut rapport for denne måneden etter.
  • Rapporter blir sendt som en CSV-fil på epost. Som standard sender rapporten til admin, men dere kan selv velge å få den tilsendt til en annen epostadresse.
  • Rapporten viser lønnstrekk per bruker for kostnadspostene som er definert i profilen, samt en total trekksum for alle poster.
  • Trekkbeløpet i rapporten viser forbruket over de definerte beløpsgrensene i profilen.
  • Dere kan hente rapporter bakover tid, fra første hele måned profilen var aktiv.
fakturakontroll eksport
Rapportene gjelder for hele måneder. Vi har derfor lagt opp til at aktivering, flytting av ansatte, deaktivering og sletting av profiler kun skjer ved månedsskifte.

Rapporten er delt i følgende kolonner:
fakturakontroll kategorier
Importere til lønnssystemet

Dersom rapporten skal importeres til et lønnsysstem må både ansattnummer og lønnsart defineres i brukerlisten gjennom ansattprofilen.

Om dere ikke har fylt inn all informasjon på de ansatte, som ansattnummer eller lønnsart vil dere fortsatt få rapporten, med da uten denne informasjonen.

Ansatte

 

På "Alle ansatte" får dere oversikt over alle ansatte dere har registrert.
Vi har lagt til en filtrering, så om noen ansatte ikke er tildelt en profil, vil de vises sammen.
Filteret lar dere i tillegg se ansatte som mangler ansattnummer, ansatte uten tildelt lønnsart eller filtrere på profil.

Det er også her dere kan legge til ansattnummer og lønnsart for deres ansatte.
Om du ønsker å fjerne en ansatt fra en profil eller flytte en ansatt til en annen profil gjøres dette også fra denne siden.

Legge til lønnsart

 

Før dere kal sette en lønnsart på en ansatt må, selve lønnsarten registreres. Dette gjør dere ved å trykke på Lønnsart øverst på Alle ansatte-siden.

Alle ansatte fakturakontroll

Om dere har flere forskjellige lønnsarter kan dere registrere alle samtidig ved å skille med et komma i input-feltet.

Det er ikke et krav å legge til lønnsart, men om dere skal eksportere rapporten direkte til lønnssystem være nødvendig for å minske ekstraarbeid i etterkant.

Når lønnsartene er lagt inn, kan dere tildele de, ved å trykke på hver enkelt ansatt på listen.

OBS: Det er kun mulig å legge til lønnsart og ansattnummer på en ansatt som er tilknyttet en profil. Dere kan legge til dette samtidig som dere tildeler en profil, eller når som helst i etterkant.

Lønnsarten og ansattnummeret vil være registrert så lenge den ansatte er tilknyttet en profil. Dersom den ansatte ikke lenger er tilknyttet en profil, enten ved sletting eller ved å manuelt fjerne de fra en profil, vil lønnsarten og ansattnummeret bli fjernet fra den gjeldende ansatte.


Redigere en ansatt

Om dere trykker på en ansatt på listen, vil dere få opp tre felter.

  • Ansattnummer - Frivillig, men anbefalt.
  • Lønnsart - Frivilling, men anbefalt
  • Profil - Obligatorisk.
Fant du det du lette etter?

Samtale venter

Motta innkommende samtaler når du er i telefonen, og velg selv om du vil svare eller legge på.

Les mer

Reservasjon mot nummeropplysningen

Om du ønsker å skjule ditt telefonnummer og vedrørende personalia fra nummeropplysningen, kan du reservere deg. Les mer her.

Les mer

Viderekobling

Her kan du lese mer om viderekobling av samtaler

Les mer
Kundeservice ikon med smilefjes og headset
Fant du ikke svaret?
Ikke noe problem! Kontakt oss, så hjelper vi deg videre.
chat-boble ikon
Chat med oss
Snakk direkte med en av våre kundekonsulenter.
Varslingsboboleikon med utropstegn
Driftsmeldinger
Fungerer ikke alt som det skal? Sjekk driftsmeldingene våre for status.