Slik bruker du nye Web-basert sentralbord

Du styrer tilgjengeligheten din i svargrupper via «Mine køer», som ligger under både Sentralbord og Call Manager.

Øverst finner du en hovedbryter som lar deg logge inn eller ut av alle svargrupper samtidig. Dette er nyttig hvis du er medlem av flere grupper og vil slippe å gjøre dette manuelt for hver svargruppe.

Du kan også logge inn eller ut av hver enkelt svargruppe i listen under.

I samme oversikt ser du hvor mange anrop som står i kø, ventetiden på disse og hvilke agenter som er pålogget.

Når du er pålogget både globalt og i en svargruppe, er du tilgjengelig for å motta samtaler via hovednummeret.

For å ringe ut via sentralbordet trykker du på «Ring noen» øverst på siden. Du kan også ringe direkte fra bedriftskatalogen ved å velge en kontakt og trykke «Ring» nederst på siden.

Når du ringer ut, kan du enten skrive inn nummeret du vil ringe, eller velge en kontakt fra listen. Deretter velger du om anropet skal gå fra ditt eget nummer («Ring fra meg») eller fra bedriften.

Hvis du ringer fra bedriften, må du først velge hvilken svargruppe eller kø anropet skal knyttes til i anropsloggen, og hvilket visningsnummer mottakeren skal se. Svargruppen eller køen du velger første gang, blir automatisk satt som standard ved senere anrop.

Når du ringer ut via sentralbordet, vil det alltid ringe på mobilen din først. Når du svarer, kobles samtalen videre til mottakeren. Hvis du ikke svarer, blir ikke anropet koblet opp.

Du kan enkelt sende SMS via sentralbordet, enten til én eller flere mottakere.

For å sende SMS trykker du på «Send SMS» øverst på siden. Her kan du legge inn mottaker ved å skrive inn nummeret og trykke Enter, eller ved å velge en kontakt fra bedriftskatalogen.

Du kan enten skrive meldingen som fritekst, eller velge en forhåndsdefinert mal. Dersom dere ikke har opprettet maler ennå, kan dette gjøres via «Rediger maler».

Tjenesten er ikke beregnet for masseutsendelser. Vi anbefaler derfor maks 50 mottakere per utsendelse for å unngå forsinkelser.

Merk: SMS-loggen er midlertidig ikke tilgjengelig i den nye plattformen. Inntil videre finner du den under «Administrasjon og øvrige tjenester», og deretter SMS.

Hvis du trenger å sette over et anrop til en kollega, finner du personen i bedriftskatalogen og trykker «Sett over» nederst på siden. Knappen er kun tilgjengelig når du er i et aktivt anrop.

Du kan også konsultere kollegaen først for å sjekke om vedkommende kan ta samtalen. Da trykker du på «Konsulter».

Under konsultasjonen kan du enkelt veksle mellom kunden og kollegaen ved hjelp av veksle-knappen eller hurtigtasten F3. Hurtigtasten kan endres i innstillinger.

Hvis kollegaen du forsøker å sette over til ikke er tilgjengelig eller ikke svarer, blir anropet automatisk satt tilbake til deg.

Under Anropslogg finner du en oversikt over alle anrop som har gått via sentralbordet. Her kan du filtrere loggen etter Alle, Ubesvart, Utgående og Innkommende.

Du kan også velge å vise logg kun for bestemte køer eller svargrupper, eller filtrere etter en spesifikk tidsperiode.

Hvis et anrop står som ubesvart, men en kollega senere har håndtert eller ringt tilbake til kunden, vil dette vises under «Håndtert av».

I tillegg finner du «Min anropslogg» under Call Manager, hvor du kun ser logg for anrop som gjelder ditt eget nummer.

Du kan registrere fravær via sentralbordet for å vise statusen din til kollegaene dine. Her kan du velge blant statuser som Møte, Lunsj, Opptatt, Syk og lignende.

Hvis dere har aktivert Kalendersynk, vil statusen din automatisk oppdateres basert på avtaler i Outlook-kalenderen din.

Når du setter fravær, kan du selv bestemme hvor lenge det skal vare, om du ønsker å aktivere viderekobling i perioden, om du skal logges av alle svargrupper, og om årsak og varighet skal leses opp for innringere.

Under Call Manager finner dere mye av det samme som under Sentralbord, men dette gjelder for din bruker direkte.

Her kan du også logge inn og ut av svargrupper, og du finner anropslogg for ditt eget nummer.

Under Min profil kan du tilpasse ulike innstillinger for brukeren din.

Her kan du blant annet sette opp viderekobling for mobilnummeret ditt under menyvalget «Viderekobling».

Du kan velge mellom to typer viderekobling:

• Viderekoble alle anrop
• Ved ikke svar

For begge valgene bestemmer du hvilket nummer anropene skal viderekobles til.

Velger du «Ved ikke svar», kan du også angi hvor lenge telefonen skal ringe før viderekoblingen aktiveres.

Hvis du velger å viderekoble til Hovednummer eller Kollega, er dette forhåndsdefinerte valg du har lagt inn under «Viderekoblingsnumre». Her kan du sette faste numre som brukes hver gang, slik at du slipper å velge manuelt.

Valgene Hovednummer eller Kollega ved fravær brukes når du setter viderekobling via en fraværsstatus, for eksempel Møte.

Merk: Viderekobling gjelder kun for anrop som kommer direkte til ditt mobilnummer. Hvis du ikke ønsker å motta anrop som kommer inn via hovednummeret, må du logge deg ut av køer eller svargrupper.

Du kan selv velge hvilket visningsnummer som skal brukes ved utgående anrop.

Du kan velge mellom følgende alternativer:

• Vis alltid mitt mobilnummer
• Vis hovednummer i arbeidstiden
• Vis alltid hovednummer

Hvis du velger «Vis hovednummer i arbeidstiden», må du definere arbeidstidene dine under «Arbeidstid» lenger ned på siden.

Min Svartjeneste er din personlige tastevalgsmeny som kan aktiveres når du setter fravær, for eksempel Møte.

Her kan du definere hvilke valg som skal leses opp for innringere, og hvor eventuelle viderekoblinger skal gå.

Valgene «Koble til mobilsvar» og «Ring meg tilbake» er alltid aktivert som standard.

Her kan du blokkere nummer du ikke ønsker skal nå deg. Disse blir sendt direkte til mobilsvar.

Du kan også definere prioriterte nummer som alltid slipper gjennom, selv om du har 

Her kan du deaktivere tvilling-SIM-kortene dine dersom du ikke ønsker å motta anrop på dem.